プライバシーポリシー

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BEENOS HR Link株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社の提供する「Linkus」（以下「本サービス」といいます。）における、お客さまについての個人情報を含む利用者情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

第1条（収集する利用者情報及び収集方法）

本ポリシーにおいて、「利用者情報」とは、お客さまの識別に係る情報、通信サービス上の行動履歴、その他お客さままたはお客さまの端末に関連して生成または蓄積された情報であって、本ポリシーに基づき当社が収集するものを意味するものとします。
本サービスにおいて当社が収集する利用者情報は、その収集方法およびお客さまの属性（対象者）に応じて、以下のようなものとなります。
1. お客さまからご提供いただく情報
  当社が、自らの利用目的に基づいてお客さまから取得する情報は、以下のとおりです。ただし、第4号に定める受託個人情報として取り扱う情報を除きます。お客さまの属性等に基づき、該当する項目を適法かつ公正に取得します。
  1. すべてのお客さま共通（送出機関、受け入れ企業、登録支援機関及び監理団体（以下「利用企業等」といいます。）の担当者および特定技能外国人、技能実習生、その他雇用・管理される在留外国人またはその在留資格の取得を目指す外国人（以下「メンバー」といいます。））：
    - 氏名、生年月日、性別、職業等プロフィールに関する情報
    - メールアドレス、電話番号、住所等連絡先に関する情報
    - お客さまの肖像を含む静止画情報
    - 入力フォームその他当社が定める方法を通じてお客さまが入力または送信する情報
  2. メンバー：
    - 在留資格の種類、在留期間、在留カード番号、パスポートに関する情報（旅券番号、有効期限、各種記載情報等）
    - 出国・入国申請手続き、支援計画の履行、その他特定技能・技能実習等の各種申請・届出に必要な書類およびその内容（履歴書、雇用契約書、支援計画書、証明写真等）
    - 国籍、出身地、日本語能力、学歴・職歴、健康診断結果その他の各種申請添付書類に含まれる情報
  3. 利用企業等：
    - 所属組織（法人）の名称、役職、部署名等に関する情報
    - クレジットカード情報、銀行口座情報、電子マネー情報等決済手段に関する情報
    - その他有料サービスの決済、請求管理および利用料金の計算に必要な情報
2. お客さまが本サービスの利用において、他のサービスと連携を許可することにより、当該他のサービスからご提供いただく情報
  お客さまが、本サービスを利用するにあたり、ソーシャルネットワーキングサービス等の他のサービスとの連携を許可した場合には、その許可の際にご同意いただいた内容に基づき、以下の情報を当該外部サービスから収集します。
  - 当該外部サービスでお客さまが利用するID
  - その他当該外部サービスのプライバシー設定によりお客さまが連携先に開示を認めた情報
3. お客さまが本サービスを利用するにあたって、当社が収集する情報
  当社は、本サービスへのアクセス状況やそのご利用方法に関する情報を収集することがあります。これには以下の情報が含まれます。
  - リファラ
  - IPアドレス
  - サーバーアクセスログに関する情報
  - Cookie、ADID、IDFAその他の識別子
4. 業務委託に伴いお預かりする情報
  当社は、本サービスの提供に当たり、利用企業等から取扱いの委託を受けるメンバーの以下の情報（以下「受託個人情報」といいます。）をお預かりする場合があります。受託個人情報には、利用企業等が登録する情報のほか、当該利用企業等の業務目的及び指示に基づき、メンバー本人その他の者が本サービスを通じて提供する情報を含みます。
  - 氏名、生年月日、性別、職業等プロフィールに関する情報
  - メールアドレス、電話番号、住所等連絡先に関する情報
  - お客さまの肖像を含む静止画情報
  - 在留資格の種類、在留期間、在留カード番号、パスポートに関する情報（旅券番号、有効期限、各種記載情報等）
  - 出国・入国申請手続き、支援計画の履行、その他特定技能・技能実習等の各種申請・届出に必要な書類およびその内容（履歴書、雇用契約書、支援計画書、証明写真等）
  - 国籍、出身地、日本語能力、学歴・職歴、健康診断結果その他の各種申請添付書類に含まれる情報

第2条（利用目的）

本サービスのサービス提供にかかわる利用者情報の具体的な利用目的は以下のとおりです。
1. 当社が自らの利用目的に基づき取り扱う利用者情報の利用目的（受託個人情報を除きます。）
  - 本サービスに関する登録の受付、本人確認、お客さま認証、お客さま設定の記録、利用料金の決済計算等本サービスの提供、維持、保護及び改善のため
  - お客さまのトラフィック測定及び行動測定のため
  - 広告の配信、表示及び効果測定のため
  - 本サービスに関するご案内、お問い合わせ等への対応のため
  - 本サービスに関する当社の規約、ポリシー等（以下「規約等」といいます。）に違反する行為に対する対応のため
  - 本サービスに関する規約等の変更などを通知するため
  - お客さまから取得した利用者情報を、特定の個人を識別できない形式の統計データに加工・作成し当社の新しいサービスの開発、マーケティング、または外部への公表等に利用するため
  - 契約や法令等に基づく権利の行使および義務の履行
2. 受託個人情報の取扱い
  利用企業等から取扱いの委託を受けた受託個人情報について、当社は、当該利用企業等の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該利用企業等との契約及び適法な指示に従い、以下の業務を行うために取り扱います。当社は、委託された業務の範囲を超えて、受託個人情報を当社独自の目的のために取り扱いません。
  - 本サービスの各機能（各種申請書類の作成、出力、データ保管、進捗管理等）の提供及び維持並びにこれらに必要な保守、不具合の調査、問い合わせ対応、セキュリティの確保及び品質改善を行うため
  - 利用企業等の適法な指示並びに指定する共有先、共有範囲及びアクセス権限に従い、アカウント連携及びこれに伴う受託個人情報の表示、送信その他の共有処理を行うため
  - 利用企業等との契約や法令等に基づく権利の行使および義務の履行

第3条（利用者情報の収集・利用に関する設定等）

当社が、利用者情報の収集又は利用に関する設定その他の選択手段を提供する場合、お客さまは、当該設定等の対象となる情報及び処理について、当該機能の範囲内で、その収集又は利用に関する選択を行うことができます。
本サービスの提供に必要な情報の提供又はその取扱いを停止した場合には、本サービスの全部又は一部をご利用いただけなくなることがあります。
本条は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の法令に基づくご本人の権利を制限するものではありません。法令に基づく開示、訂正、利用停止等の請求については、第6条及び第7条に従って対応します。

第4条（第三者提供及び取扱いの委託）

当社は、個人データを、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供しません。ただし、法令に基づく場合その他法令により認められる場合を除きます。
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人データの取扱いの全部又は一部を委託することがあります。この場合、法令に従い、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。受託個人情報の再委託については、利用企業等との契約に従います。また、合併その他の事由による事業の承継に伴い、法令に従って個人データを提供することがあります。
当社が外国にある第三者に個人データを提供する場合には、ご本人の同意又は法令上認められるその他の根拠に基づき、必要な情報提供その他法令所定の措置を講じます。

第5条（共同利用）

現在、共同利用はおこなっておりません。

第6条（保有個人データの開示等）

当社は、個人情報保護法に基づき、当社の保有個人データの利用目的の通知若しくは開示又は法令上開示の対象となる第三者提供記録の開示を求められた場合、ご本人又は適法な代理人からの請求であることを確認した上で、法令の定めに従い対応します。
開示は、法令に従い、電磁的記録の提供その他ご本人が請求した方法により、遅滞なく行います。ただし、当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他当該方法による開示が困難な場合には、その旨を通知した上で、法令に従い書面の交付による方法で開示することがあります。
法令により認められる場合には、利用目的の通知又は開示の全部又は一部を行わないことがあります。この場合又は対象となる保有個人データ若しくは第三者提供記録が存在しない場合には、法令に従い、その旨を遅滞なく通知します。請求された措置をとらない場合又は異なる措置をとる場合には、その理由を説明するよう努めます。
利用目的の通知及び開示については、法令により認められる範囲で、実費を勘案した合理的な額の手数料を申し受けます。請求手続、手数料の額及び支払方法については、第9条に定めるお問い合わせ窓口で遅滞なくご案内します。

第7条（保有個人データの訂正及び利用停止等）

当社は、ご本人から、当社の保有個人データの内容が事実でないことを理由として、個人情報保護法に基づく訂正、追加又は削除を求められた場合、ご本人又は適法な代理人からの請求であることを確認した上で、法令に従い、利用目的の達成に必要な範囲内で遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正、追加又は削除を行います。
当社は、ご本人から、当社の保有個人データについて、個人情報保護法に基づく利用停止、消去又は第三者への提供の停止を求められた場合、ご本人又は適法な代理人からの請求であることを確認した上で、法令所定の要件及び範囲に従い、遅滞なく対応します。
当社は、前二項の請求に対する対応結果を、法令に従い遅滞なく通知します。法令により認められる場合には、請求された措置の全部若しくは一部を行わないこと又は法令所定の代替措置を講ずることがあります。請求された措置をとらない場合又は異なる措置をとる場合には、その理由を説明するよう努めます。
第6条又は本条に関する請求が、当社に開示、訂正又は利用停止等を行う権限のない受託個人情報に関するものである場合には、当該情報を管理する利用企業等の窓口をご案内し、又は当該利用企業等への取次ぎを行います。当社は、法令及び当該利用企業等との契約に従い、必要な協力を行います。

第8条（安全管理措置）

当社は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じています。当社が講じる具体的な安全管理措置には、以下のものが含まれます。
1. 基本方針の策定：
  個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令等の遵守や苦情処理窓口等に関する基本方針（本ポリシー等）を策定しています。
2. 組織的安全管理措置：
  取扱状況の定期的な自己点検の実施、個人情報責任者の配置、および漏えい等の事案が発生した場合の速やかな報告連絡体制を整備しています。
3. 人的安全管理措置：
  従業員への個人情報取扱いに関する秘密保持義務契約の締結および定期的な研修を実施しています。
4. 物理的安全管理措置：
  個人情報を取り扱う区域の管理、電子媒体や書類の盗難・紛失防止措置、および個人データの削除・機器の廃棄における適切な管理を実施しています。
5. 技術的安全管理措置：
  個人データを含む通信の暗号化や、取り扱うファイルへのパスワード設定等、情報システムの使用に伴う漏えい等を防止するための適切な措置を実施しています。
当社が講じる安全管理措置については、第9条に定めるお問い合わせ窓口にご連絡ください。法令に基づきご本人が知り得る状態に置くべき事項について、遅滞なくご案内します。ただし、公表又は回答により、保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれのある事項は除きます。

第9条（お問い合わせ窓口）

ご意見、ご質問、苦情のお申出その他利用者情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。

住所：〒141-0031　東京都品川区西五反田八丁目4番13号　五反田JPビルディング7階
BEENOS HR Link株式会社
個人情報取扱責任者：岡﨑　陽介
連絡先：info@linku-s.com

第10条（プライバシーポリシーの変更手続）

当社は、法令に従い、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。変更する場合には、変更する旨、変更内容及び効力発生時期を、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により周知し、法令上必要な場合にはご本人に通知します。
変更に伴う個人情報の取扱いについて、法令上ご本人の同意が必要となる場合には、当該取扱いを開始する前に同意を取得します。
本ポリシーの変更が利用企業等又はメンバーとの契約内容の変更を伴う場合には、適用法令及び利用規約に従い、必要な手続を行います。

【2020年6月19日制定】
【2021年2月1日改訂】
【2022年4月1日改訂】
【2026年10月19日改訂】

BEENOS HR Link Corporation (hereinafter the "Company") hereby establishes the following Privacy Policy (hereinafter this "Policy") concerning the handling of user information, including personal information, about Customers in Linkus (hereinafter the "Service") provided by the Company.

Article 1 (User Information Collected and Methods of Collection)

In this Policy, "user information," which the Company collects pursuant to this Policy, shall mean the information related to the identification of the Customer, behavioral history of communication services, and other information generated or accumulated in connection with the Customer or the Customer's device. The user information collected by the Company in the Service is set forth below, depending on the method of collection and the attributes of the Customer (the data subject).
1. Information provided by Customers
  The information that the Company acquires from Customers based on its purposes of use is as follows. However, Entrusted Personal Information as set forth in item (4) is excluded. The Company acquires information as specified in the applicable items below lawfully and fairly, based on the attributes of the Customer.
  1. Common to all Customers (persons in charge at the sending organizations, receiving companies, registered support organizations, and supervising organizations [hereinafter "User Companies"] and specified skilled worker foreign nationals, technical intern trainees, and other foreign residents who are employed or managed, or foreign nationals seeking to obtain such status of residence, hereinafter "Members"):
    - Profile information, such as name, date of birth, gender, and occupation
    - Contact information, such as e-mail address, telephone number, and address
    - Still image information, including the Customer's likeness
    - Information entered or shared by the Customer through input forms or other methods prescribed by the Company
  2. Members:
    - Type of residence status, period of stay, residence card number, and passport information (passport number, expiration date, various recorded information, etc.)
    - Documents and their contents necessary for departure and entry application procedures, implementation of support plans, and various other applications and notifications related to specified skilled worker and technical intern training, etc. (resumes, employment contracts, support plans, ID photographs, etc.)
    - Nationality, place of origin, Japanese language ability, educational and employment history, health examination results, and other information contained in documents attached to the various applications
  3. User Companies:
    - Information on the name of the organization (corporation) to which the person belongs, job title, department name, etc.
    - Information on means of settlement, including credit card information, bank account information, and electronic money information
    - Other information necessary for the settlement of paid services, billing management, and calculation of usage fees
2. Information provided by other services as a result of the Customer permitting access to other services when using the Service
  If the Customer permits access to social networking and other services when using the Service, the Company will collect the following information from the external services based on the consent provided:
  - The ID used by the Customer to the external service
  - Other information that the Customer has permitted to be disclosed to the linked party under the privacy settings of the external service
3. Information collected by the Company when the Customer uses the Service
  The Company may collect information regarding the status of access to the Service and the manner of use. This includes the following information:
  - Referrer
  - IP address
  - Information related to server access logs
  - Cookies, ADID, IDFA, and other identifiers
4. Information entrusted to the Company in connection with the entrusted operations
  In providing the Service, the Company may be entrusted with the following Member information when the handling of that information is entrusted by User Companies (hereinafter "Entrusted Personal Information"). Entrusted Personal Information includes the information provided through the Service by the Member or by persons other than the Member based on the business purposes and instructions of such User Companies, in addition to information registered by the User Companies.
  - Profile information, including name, date of birth, gender, and occupation
  - Contact information, including e-mail address, telephone number, and address
  - Still image information, including the Customer's likeness
  - Type of status of residence, period of stay, residence card number, and passport information (passport number, expiration date, various recorded information, etc.)
  - Documents and the contents necessary for departure and entry application procedures, implementation of support plans, and various other applications and notifications related to specified skilled worker and technical intern training (resumes, employment contracts, support plans, ID photographs, etc.)
  - Nationality, place of origin, Japanese language ability, educational and employment history, health examination results, and other information contained in documents attached to the various applications

Article 2 (Purposes of Use)

The specific purposes of use of user information related to the provision of the Service are as follows:
1. Purposes of use of the user information handled by the Company based on its purposes of use (excluding Entrusted Personal Information)
  - To provide, maintain, protect, and improve the Service, including the acceptance of registrations for the Service, identity verification, customer authentication, recording of customer settings, and calculation of the settlement of use fees
  - To measure Customers' traffic and behavior
  - To deliver and display advertisements and measure their effectiveness
  - To provide information regarding the Service and to respond to inquiries
  - To respond to acts that violate the Company's terms, policies, and other rules related to the Service (hereinafter the "Terms")
  - To give notice of changes and revisions to the Terms related to the Service
  - To process user information obtained from Customers into statistical data in a form in which specific individuals cannot be identified and to use such data for the development of the Company's new services, marketing, external publication, and other uses
  - To exercise rights and perform obligations under contracts, laws, regulations, and other rules
2. Handling of Entrusted Personal Information
  With respect to the Entrusted Personal Information when the handling of such information has been entrusted by User Companies, the Company handles such information in order to perform the following operations within the scope necessary to achieve the purposes of use of such User Companies in accordance with the contracts with such companies and the lawful instructions of such User Companies. The Company will not handle the Entrusted Personal Information for its own purposes beyond the scope of the entrusted operations.
  - To provide and maintain the functions of the Service (preparation and output of various application documents, data storage, progress management, etc.) and to carry out the maintenance, investigation of defects, response to inquiries, ensuring security, and quality improvement necessary therefor
  - To perform account linkage and the accompanying display, transmission, and other sharing of the processing of the Entrusted Personal Information in accordance with the lawful instructions of User Companies and the sharing recipients, scope of sharing, and access rights designated by them
  - To exercise rights and perform obligations under contracts with User Companies and under laws, regulations, and other rules

Article 3 (Settings Regarding the Collection and Use of User Information)

Where the Company provides settings or other means of choice regarding the collection or use of user information, the Customer may make choices regarding the collection or use of the information and processing subject to such settings and other factors within the scope of such function.
If the provision of information necessary for the provision of the Service or the handling thereof is suspended, the Customer may be unable to use all or part of the Service.
This article does not restrict the rights of a person under the Act on the Protection of Personal Information (hereinafter the "Personal Information Protection Act") or other laws and regulations. Requests for disclosure, correction, or suspension of use based on laws and regulations will be handled in accordance with Articles 6 and 7.

Article 4 (Provision to Third Parties and Entrustment of Handling)

The Company will not provide personal information to any third party without obtaining the prior consent of the subject. However, this does not apply to cases based on laws and regulations or other cases permitted by laws and regulations.
The Company may entrust all or part of the handling of personal information within the scope necessary to achieve the purposes of use. In such cases, the Company will exercise the necessary and appropriate supervision over the entrusted party in accordance with the relevant laws and regulations. Re-entrustment of Entrusted Personal Information shall be governed by contracts with the User Companies. In addition, personal information may be provided in accordance with laws and regulations as a result of the succession of business in a merger or other acquisition.
When the Company provides personal information to a third party in a foreign country, it will provide the necessary information and implement other measures as prescribed by laws and regulations based on the consent of the subject or other grounds permitted by such laws and regulations.

Article 5 (Joint Use)

The Company does not currently engage in joint use.

Article 6 (Disclosure of Retained Personal Information)

If the Company is requested, pursuant to the Personal Information Protection Act, to notify the purposes of use or to disclose its retained personal information or to disclose third-party records that are subject to disclosure under the relevant laws and regulations, the Company will respond in accordance with the said laws and regulations after confirming that the request has been made by the subject or a duly authorized representative.
Disclosure will be made without delay in accordance with the relevant laws and regulations by the provision of an electromagnetic record or by such other method as requested by the subject. However, if disclosure by such method would require substantial costs, or if disclosure by such method is otherwise difficult, the Company may, after giving notice to that effect, make the disclosure by delivery of a written document in accordance with the relevant laws and regulations.
Where permitted by laws and regulations, the Company may not provide such notification of the purposes of use or make such disclosure in whole or in part. In such cases, or where the relevant retained personal information or third-party records do not exist, the Company will give notice to that effect without delay in accordance with the relevant laws and regulations. If the Company does not implement the requested measures or implements different measures, it will endeavor to explain the reasons therefor.
For the notification of the purposes of use and for disclosure, the Company will charge a reasonable fee in an amount determined in consideration of the actual costs to the extent permitted by laws and regulations. Information on the billing procedures, the amount of the fee, and the method of payment will be provided without delay at the contact point set forth in Article 9.

Article 7 (Correction and Suspension of Use of Retained Personal Information)

If the Company is requested by a subject to make a correction, addition, or deletion pursuant to the Personal Information Protection Act on the grounds that the content of the Company's retained personal information is not factual, the Company will, after confirming that the request has been made by the subject or a duly authorized representative, conduct the necessary investigation without delay in accordance with the relevant laws and regulations and within the scope necessary to achieve the purposes of use and will correct, add to, or delete such retained personal information based on the results thereof.
If a subject requests the suspension of use, erasure, or suspension of the provision of information to third parties of the Company's retained personal information pursuant to the Personal Information Protection Act, the Company shall, after confirming that the request has been made by the subject or a duly authorized representative, respond without delay in accordance with the requirements and scope prescribed by laws and regulations.
The Company shall notify the subject of the results of its handling of the requests set forth in the preceding two paragraphs without delay in accordance with the relevant laws and regulations. Where permitted by such laws and regulations, the Company may not implement all or any part of the requested measures or may implement alternative measures as prescribed by the relevant laws and regulations. If the Company does not implement the requested measures or implements different measures, it will endeavor to explain the reasons therefor.
If a request under Article 6 or this article relates to Entrusted Personal Information with respect to which the Company has no authority to conduct disclosure, correction, or suspension of use, the Company shall provide information on the contact point of the User Company that manages such information or shall refer the request to such User Company. The Company shall provide the necessary cooperation in accordance with the relevant laws and regulations and the agreement with such User Company.

Article 8 (Security Control Measures)

The Company implements the necessary and appropriate security control measures to prevent the leakage, loss, or damage of the personal information it handles and otherwise to ensure the security control of personal information. The specific security control measures implemented by the Company include the following:
1. Formulation of the basic policy
  In order to ensure the proper handling of personal information, the Company has formulated a basic policy (such as this Policy) concerning compliance with the relevant laws and regulations and the contact point for the processing of complaints and other issues.
2. Organizational security control measures
  The Company conducts periodic self-inspections of the handling status, appoints a person responsible for personal information, and has established a system for prompt reporting and communication in the event of an incident, such as the leakage of information.
3. Human security control measures
  The Company enters into confidentiality agreements with its employees concerning the handling of personal information and conducts regular training.
4. Physical security control measures
  The Company manages the areas where personal information is handled, implements measures to prevent the theft or loss of electronic media and documents, and exercises the appropriate control over the deletion of personal information and the disposal of equipment.
5. Technical security control measures
  The Company implements appropriate measures to prevent leakage and other loss arising from the use of information systems, such as encrypting communications containing personal information and setting passwords for the files it handles.
For inquiries regarding the security control measures implemented by the Company, please contact the person set forth in Article 9. The Company shall, without delay, provide information on matters that must remain accessible to the subject pursuant to the relevant laws and regulations. However, matters that are likely to hinder the security control of retained personal information if made public or answered shall be excluded.

Article 9 (Contact)

Please direct any comments, questions, complaints, or other inquiries regarding the handling of user information to the contact below.

Address: Gotanda JP Building 7F, 8-4-13 Nishi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo 141-0031
BEENOS HR Link Inc.
Personal Information Manager: Yosuke Okazaki
Contact: info@linku-s.com

Article 10 (Procedures for Amending the Privacy Policy)

The Company may amend this Policy as necessary in accordance with the relevant laws and regulations. In the event of an amendment, the Company shall give notice of the amendment, the details thereof, and the time at which it takes effect by posting on the Company's website or by other appropriate means and shall notify the subject where required by laws and regulations.
If the consent of the subject is required under the relevant laws and regulations with respect to the handling of personal information accompanying an amendment, the Company shall obtain such consent before commencing such handling.
If an amendment to this Policy entails a change to the terms of the agreement with a User Company or a Member, the Company shall carry out the necessary procedures in accordance with the applicable laws and regulations and the terms of use.

Established on June 19, 2020
Revised on February 1, 2021
Revised on April 1, 2022
Revised on October 19, 2026