近年、労働力不足解消や海外進出など様々な目的から外国人労働者を雇用する日本企業が増えています。外国人材の採用・雇用は、日本国籍の人材を採用・雇用する際にはない業務やプロセスが発生することがあり、企業は適切に管理することが求められます。
本記事では外国人雇用管理ツールの代表的な機能や選び方、おすすめのツールについて解説しています。ぜひ参考にしてみてください。また、なお、特定技能外国人採用に関する疑問点はなんでも『Linkus』や『特定技能アドバイザー』にお問い合わせください。
外国人雇用管理ツールとは？
外国人雇用管理ツールとは、外国籍の人材の雇用に関する手続きや情報を管理できるツールを指します。外国人材管理ツールや雇用企業向け管理ツールと呼ばれることもあるでしょう。中には日本に在留するための在留資格申請に関する書類作成、資格更新の期日管理といった機能が備わっているものもあります。
通常の人材管理ツールとの違い
外国人材を雇用する際、日本国籍の人材とは異なる対応を求められることがあります。例えばこのような業務です。
- 在留資格に必要な書類の作成
- 在留資格に関する各書類の提出期限管理
- 在留資格の期限等の管理
- 日本語教育や生活支援
こういった業務を物理的な書類やファイル等でアナログ管理することも可能ですが大変煩雑で、書類の不備や期日の管理漏れに注意する必要があります。また、雇用する外国人材の人数が増えるとそれぞれ個別に対応する際に管理漏れが発生する恐れも考えられます。
業務の効率化やフォローアップの仕組みづくり
外国人雇用管理ツールを活用することで、書類作成が簡易化されスムーズに進んだり、漏れのない期限管理ができたりと、業務の効率化を狙えます。また、外国人材が就労した後の日本語教育やフォローアップの仕組みも整えることができるでしょう。
外国人雇用管理ツールの代表的な機能
在留資格に応じた外国人雇用管理ツールは、書類作成や期限管理、スケジュールや期日の管理、支援内容やフォロー業務の漏れ防止や効率化などさまざまなメリットがあります。外国人材の情報を入力することで、自動的に書類を作成してくれるなど業務の効率化が期待できます。
外国人材を採用・雇用する際、膨大な書類、様々な手続き、進捗管理が求められます。日本国籍を有する人材を採用・雇用するよりも煩雑であり、在留資格によって申請方法やプロセスが異なります。加えて申請期限が厳しく、資格変更等が遅れてしまった場合は不法滞在などのトラブルとなり、処罰の対象となる可能性もあります。複雑かつ厳格なルールを守って外国人材を採用・雇用するのに、外国人雇用管理ツールは大いに役立ってくれることでしょう。
在留資格に関する詳しい記事はこちらも参考にしてみてください。
管理ツールの選び方・選ぶコツ
現在、様々な外国人雇用管理ツールがあり、どれを導入するべきか悩んでいる企業担当者も多いかもしれません。その際に重要なのは、外国人材それぞれの在留資格や目的にあったツールを選ぶことです。例えば特定技能外国人を雇用する際には、在留資格［特定技能］に特化したツールを選ぶべきですし、技能実習生を受け入れる際は在留資格［技能実習］に特化したツールを導入するべきです。
自社の業務や外国人材にあった管理ツールを吟味するために、どういった機能や特徴があるのかよく確認してください。資料を取り寄せたり、検討している管理ツールを提供する企業担当者と相談するのもいいでしょう。
ここからは代表的な外国人雇用管理ツールについて紹介していきます。
Linkus
出典：Linkus
特定技能管理システム［Linkus］は特定技能の採用から支援業務の全てを一元管理できる支援業務・外国人材管理ツールです。申請書類や各種届出の作成、プロフィール管理から業務の進行管理、帳簿・管理簿の自動生成、期限のアラーム管理など、面倒だった作業をデジタル化して、業務の効率化を図ります。
特定技能外国人材（求職者）、送り出し機関、特定技能所属機関（受け入れ企業）、登録支援機関がそれぞれアカウントを作成し、SNSの友人申請のように連携させることで関係者同士で情報のやり取りが可能。登録支援機関はもちろん、自社支援をする所属機関（受け入れ企業）向けにもご提供しています。技能実習から特定技能への切り替えもスムーズで、内製化や登録支援機関立ち上げのコンサルティングも実施しています。
特徴：特定技能特化型
利用対象：登録支援機関、受け入れ企業
URL：https://linku-s.com/
詳しくはこちらの記事も参考にしてみてください。
ビザマネ
出典：ビザマネ
外国人材管理システム『ビザマネ』は在留カードの偽造確認から就労可否判定、在留カードの期限管理、行政書類の作成・提出など、外国人雇用特有の管理工数を削減し、業務効率を大幅に改善できる外国人材管理ツールです。
外国人材の情報をシステム上で一括管理するため、在留カードの期限漏れのリスクを防ぎながら、現場と本部との面倒な連絡作業も無くすことができます。また、在留カード以外の書類の回収も可能で、書類送付や回収の工数を大幅に削減できます。複数言語対応で外国人材も操作&書類内容の理解ができることもポイントです。
特徴：在留資格期限管理に特化
利用対象：特定技能や留学生アルバイトを採用する企業
URL：https://visamane.jp/
日立システムズ
全在留資格に対応した外国人材雇用管理サービス『日立システムズ』は、雇用する企業、外国人材、就労支援機関がリアルタイムに情報共有することができ、シームレスな連携をサポートしてくれます。主な機能は外国人就労者の情報管理や勤務管理を担う情報管理機能、期限管理・残業時間・最低賃金をアラートチャートやメールでお知らせするアラート機能、各種帳票の作成をサポートする帳票作成支援機能に加え、一括メール送信機能やメモ機能が備わっています。
技能実習・特定技能・高度人材など36種類の在留資格と、その他・日本人含めた合計38種類の在留資格それぞれの管理項目を自動抽出してくれるので、属人化せず管理が可能。無料で試せるトライアル環境も準備されており（2025年3月時点、※サービスは予告なく変更となる場合があります）、本格的な導入前に利用・検討することができます。
特徴：全在留資格に対応
利用対象：外国人材を採用する企業、外国人材、就労支援機関
URL：https://www.hitachi-systems.com/ind/foreigner-employment/
dekisugi
出典：dekisugi 技能実習版
技能実習版『dekisugi』は監理団体運営に必要な機能を網羅している、監理団体のための業務支援DXツールです。技能実習生の基本情報だけではなく、試験情報や過去の在留カードの情報、実施者、監理団体の情報などをすべて一元管理。OTIT設立から5年間外国人技能実習機構にて勤めていた職員が在籍しており、制度に関する質問や書類の記載内容に関する質問にも対応してます。
特徴：技能実習の管理が可能
利用対象：監理団体
URL：https://gino.dekisugi-kun.jp/
MANABEL JAPAN
『MANABEL JAPAN』は日本で働く外国人材のための教育支援と人材管理を両立させたサービスです。オンラインでの教育や知識向上と、技能実習監理団体、特定技能登録支援機関の業務支援を通し、外国人労働者の日本での仕事と生活を徹底サポートするプラットフォームが整備されています。
日本語能力検定（JLPT）N1～N5資格取得や日本語の基礎を固める6カ月受け放題コースを有する『日本語eラーニング講座』、文化庁認定ベテラン日本語講師によるコミュニケーションや実践力UPのための『日本語ライブ授業』、職場で役立つ日本語学習プログラム『業種別日本語講座』といった充実の内容が強みです。また、特定技能 技能評価・技能測定試験対策機能もポイント。「学び」という付加価値を備えた支援を提供したいと考える技能実習監理団体・特定技能登録支援機関をサポートします。
特徴：教育管理機能
利用対象：監理団体、登録支援機関、受け入れ機関
URL：https://manabel-japan.com/
まとめ
外国人材の採用・雇用は企業にとってメリットが大きいものの、就労ビザ（就労資格）に関する煩雑な申請や手続きが求められます。また、期限や不備に対して非常に厳格であるため、間違いのないよう迅速な対応も必須です。
雇用する外国人材の在留資格や目的にあった管理ツールを導入することで、期限漏れ等を防ぎ、作業の効率化を進めてみてください。なお、特定技能採用は特定技能特化型のプラットフォーム『Linkus』が、自社支援に関する内容は『特定技能アドバイザー』がお手伝いいたします。ぜひご相談ください。
