在留資格の変更に必要な書類はどんなものがある?

在留資格

JAPAN行政書士事務所

小山 翔太

大学卒業後、証券会社勤務を経て独立開業。行政書士として在留資格(ビザ)申請及び外国人雇用コンサルティングを専門とする。特定技能制度及び登録支援機関運営についてのセミナーも多数開催している。

外国人が日本に滞在するのに必要な在留資格ですが、その滞在目的が変わる場合、申請をしなければならないことをご存知でしょうか?留学から就職、転職、結婚など、日本での生活が変わるたびに外国人は在留資格の変更をする必要があります。

外国人が通う学校や職場でも、在留資格の種類について把握し、必要に応じて変更の申請を行うよう指導する場合もあります。ここでは、在留資格変更の申請で提出すべき書類について解説します。

在留資格変更許可申請

まず、在留資格変更許可とはどのようなものなのかを解説します。外国人が日本に入国する際に取得する在留資格には、目的に応じて様々な種類があります。日本の学校に通うための留学や、働くことができる就労関係の在留資格などが代表的なものですが、就労可能な在留資格は仕事の業務内容によって、多くの種類に分類されます

日本人の場合、学校を卒業して就職、他業種への転職をする場合には特別意識しませんが、外国人の場合、滞在目的に応じた在留資格を取得していますので、在留資格の変更を行う必要があります。在留資格の変更申請は、必要書類を各地域の出入国在留管理局へ提出し、審査ののち許可されれば、在留資格が変更されます。

外国人が日本に滞在する目的が変わる場合には、必ず在留資格の変更を行う必要があります。そのため、滞在目的が変わる度に在留資格の変更申請を提出します。

在留資格変更許可申請に必要な書類

在留資格変更許可申請を行うのに必要な書類には、どのようなものがあるのでしょうか?ここでは、提出先の出入国在留管理局から求められる代表的な書類を記載します。
申請者本人が用意するものもありますが、学校を卒業し、日本で就職をする場合、学校からもらう書類と就職する会社からもらう書類があります。転職などの場合も、仕事が変わる前後の二つの会社からもらう書類があり、申請内容に応じた書類を準備します。

申請者が用意する必要がある書類

申請者が自分で用意をする書類は以下の通りです。

在留資格変更許可申請書

在留資格の変更を行うための在留資格変更許可申請書です。顔写真や生年月日、現在保有している在留資格や変更を希望する在留資格、変更を希望する理由など基本的なことが一通り記載された書類です。申請書の他に変更を希望する在留資格に応じて様々な添付書類を一緒に提出します。

パスポート及び在留カード

パスポートは日本にいる外国人であれば、誰でも持っています。在留カードは在留資格を取得すると、地方入国管理局から発行されるカードサイズの証明書です。

手数料納付書

在留資格の変更を行う際に手数料を納めるための書類です。申請に際して4,000円の手数料がかかります。

質問書

この書類は、日本人と結婚する場合などに提出が求められる書類です。結婚に至った経緯や、結婚相手の紹介者、過去にオーバーステイなどで退去歴がないかなどを記載します。日本人と結婚することで日本国籍を取得することができるのですが、こうした制度を悪用した入国を防止するために結婚生活を行っているのかどうかを確認する書類と言えます。これは、結婚による在留資格の変更時のみ提出が必要な書類です。

大学卒業の際の就職や転職などの場合は特に提出の義務はありませんが、大学での専攻や、就職、転職の経緯など説明する資料として理由書を添付する場合もあります。

会社からもらう書類

就労可能な在留資格に変更を行う場合、申請書の内容には会社に関する項目も多くあります。その際のポイントは「実在する会社を証明する」「雇用されることを証明する」資料として会社が発行する書類を添付します。就労していると見せかけて犯罪組織などに所属すると言った不法滞在を防ぐための措置です。

就職する会社の法人登記事項証明書

申請前3か月以内のものが必要です。

雇用契約書のコピー

労働条件や勤務場所、賃金に関する内容など雇用の詳細が書かれたものが理想ですが、しっかりとしたものがなければ、辞令や採用通知書などでも代用できます。

就職する会社の決算報告書

決算報告書がなければ、事業計画書等でも代用できます。

年間所得を証明する書類(源泉徴収票等)

転職による在留資格変更を行う場合、過去一年間の所得を証明する書類が必要です。働き始めた直後などの場合は、過去の給与明細などで代用することも可能です。

会社案内等会社の概要が分かる資料

営業用の会社案内パンフレットがあれば理想ですが、会社のホームページなどで会社概要のページのコピーでも代用できます。会社の資本金や代表者、従業員数、年間売上などの基本的な情報を申請時に審査するためです。

雇用理由書

上記の書類はしっかりと出せる会社であれば提出する必要がありませんが、中小企業などでは、こうした書類に申請時の情報が100%載っていない場合もあります。その場合、会社印等の入った雇用理由書も審査の対象となります。理由書の主な内容としては、外国人雇用の必要性や専門性や語学力などを活かした業務内容など、その会社にとって今回の雇用が必要だという旨を記載するものです。

学校で用意してもらう書類

就職のために在留資格を留学から就労可能なものに変更する場合、学校卒業を証明する資料が必要です。就労可能な在留資格は、大学や専門学校を卒業していることが条件の場合が多く、申請時の添付書類として提出します。

卒業証明書(卒業見込証明書)

大学や専門学校を卒業した外国人は、母校の卒業証明書が申請時に必要です。在留資格変更の際には、卒業証明書は必ず原本が必要となりますので、学校長印などの入った正式な書類を準備しましょう。新卒で就職を希望している外国人は、在学中に変更申請を提出しますので卒業見込み証明書を提出します。

変更理由書の記載例

在留資格の変更申請書は必要事項を記載するだけの書類となります。変更に関する理由書は提出が義務付けられておらず、あくまで在留資格変更の際の参考資料となります。しかし、必要書類がそろえることができない等の場合はその内容を補足するために必要な書類となりますので、場合によっては重要な位置づけになります。

一方で、様式が決まっているわけではなく自由に書けるため、記載が難しい書類でもあります。在留資格の変更については、なぜ変更する必要があるのか?といったことを審査するため、転職の場合などには転職に至る経緯などを詳しく書く必要があるでしょう。

理由書記載のポイントは、自分が外国人であることを踏まえた前向きな内容になっているかということが重要です。

それらを踏まえての記載例です。

◆「留学」から「技術・人文知識・国際業務」へ在留資格を変更する場合

私は以下の理由により、在留資格を「留学」から「技術」への変更を希望します。
20○○年に母国の○○高校を卒業後、日本の○○大学へ入学しました。大学在学中には情報工学を専攻し、プログラミングやAIなどの最新技術を習得しました。
大学を20○○年に卒業見込で、現在、日本の大手システムインテグレータの○○社に内定しております。○○社では大学で学んだAIの技術を生かして、海外向けのシステム開発を行う予定です。来日時に修得した日本語や英語、母国語を使って、日本人や海外の人と協調していけるような世界中の人から頼られる技術者になることを目標しています。
つきましては、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格の変更を許可していただきたく、何卒よろしくお願いいたします。

まとめ

在留資格の変更許可は、書類に不備があると手直しなどが発生し、その分許可が遅れていきます。変更許可が遅れたがために、入社が遅れてしまうということにもなりかねません。在留資格の変更申請は書類に不足がない状態で提出し、一回で許可されるようにした方が効率的です。そのためには、在留資格変更許可申請の必要書類を一通り理解する必要があります。

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