外国人人材が活躍を続けるために – 在留資格変更許可申請の流れや申請時の注意点について

在留資格

【監修】

JAPAN行政書士事務所

小山 翔太

大学卒業後、証券会社勤務を経て独立開業。行政書士として在留資格(ビザ)申請及び外国人雇用コンサルティングを専門とする。特定技能制度及び登録支援機関運営についてのセミナーも多数開催している。

日本国内において外国人を雇用するためには、本人が就労を許可された在留資格を保有している必要があります。そして実際に従事する業務内容によっても、認められる在留資格が異なります。

言い換えれば、現在日本に滞在できる在留資格を有している人材であっても、その資格の内容が業務内容に合致していなければ、すぐには雇用することができないということです。

そういったケースにおいては、その業務内容での就労を許可された在留資格への変更が必要となります。ここでは、既に日本国内に在留している外国人の在留資格の変更と、そのその許可を得るための手続きについて紹介します。

在留資格変更許可申請とは

現在、外国人が日本国内で長期的に滞在、あるいは就労したいと考えた場合、その活動に合った在留資格が必要です。その滞在の目的や活動が変更になった場合には、新しい目的や活動に合った在留資格への変更手続きを取る必要があります。

すでに在留資格を持って日本国内に在住している人が別の在留資格へ変更することを、在留資格変更と言います。国内に滞在し続けたまま在留資格を変更するためには、在留資格変更許可申請を行う必要があります。

在留資格変更が必要となるケース

在留資格の変更が必要となるケースとしては、例えば次のようなものが考えられます。

  • 留学ビザで滞在していた留学生が学業を終え就職する場合
  • 転職や異動に伴い従事する業務の種類・専門性が変更となる場合
  • 日本人と結婚する場合
  • 日本人配偶者と死別・離婚などで婚姻を解消する場合

いずれのケースにおいても、在留資格の変更申請のためには本人はもちろん、雇用主でも用意すべき書類や準備が生じます。

最初の二例のように就職や異動に伴う手続きの場合、正しく手続きが行われないと、予定した日程での勤務開始ができなくなる可能性もあります。そのようなことにならないよう、判明した時点で準備を開始してください。

本人の婚姻など仕事以外の理由で生じる在留資格の変更については、会社としては突然知らされるケースも考えられます。外国人スタッフからいつそのような相談をされても良いよう、あらかじめ手続きについて知っておくとよいでしょう。

在留資格変更許可申請の手続き

次に、実際の申請手続きについて紹介します。在留資格の変更許可申請は準備する書類が多岐にわたり、準備期間も含めて時間がかかる手続きです。期間に余裕を持って準備をしてください。

申請可能な人・立場

原則として、在留資格の変更許可申請は本人が申請することになっています。しかし、本人以外でも下記の立場の人間であれば代わりに申請を行うことが認められています。

(1)申請者本人の法定代理人
取次者として入管の承認を受けている場合、次の立場の人間も申請を取次することができます。
(2)申請人が経営している、あるいは雇用を受けている機関の職員
(3)申請人が研修を受けている機関の職員
(4)外国人の技能・技術・知識修得を目的とした活動を行う団体
(5)外国人の円滑な受け入れを担う公益法人の職員
(6)入管に届け出をしている弁護士・行政書士
(7)申請人の親族・同居者・それに準ずる者(申請人が16歳未満の場合もしくは疾病などの理由で出頭できない場合のみ)

このように、様々な立場で申請人である外国人をサポートする人材が申請を代行又は取次することができます。申請人本人が申請に不安がある場合は、雇用主としてサポートを手配することも可能です。ただし、申請人以外が申請する場合においても、申請人本人は日本に滞在している必要があります。

申請に必要な書類

在留資格変更許可申請の際に提出する必要書類は以下です。

(下記で紹介する必要書類はあくまでモデルケースです。申請する在留資格の種類や活動内容、就職先となる企業の規模や業務内容などによって必要書類は異なります。申請の際には必ず法務省のサイトなどで確認してください。)

◆本人が用意するもの

○申請書(申請人等作成用)
○写真
○学歴を証明するもの(卒業証明書、卒業見込み証明書など)
○日本での活動内容に応じた資料
   ・履歴書
   ・大学等の卒業証明書(専門学校卒の場合、専門士もしくは高等専門士の称号取得を証明する書類)
○在留カード
○パスポート
○申請理由書(任意)

◆会社が用意するもの

○申請書(所属機関等作成用)
○日本での活動内容に応じた資料
 ・カテゴリー1〜4のいずれかに該当することを証明する文書(四季報の写しや、上場を証明する書類など)※ カテゴリーについてはこちらを参照
   ・労働契約書など
   ・登記事項証明書
   ・事業内容を明らかにする資料(会社案内やパンフレットなど)
   ・直近年度の決算文書の写し
○雇用理由書(任意)

申請から許可までの期間

申請から許可の判断までには時間がかかります。法務省は「標準処理期間」として2週間から1ヶ月程度としていますが、申請内容や時期など何らかの理由で1〜3ヶ月程度の時間がかかることもあるようです。

申請中であっても、実際の許可が下りる前に新たな在留資格での活動を開始することはできません。実際の勤務開始に対して、遅くとも2ヶ月前には申請を済ませておきたいところです。

在留資格変更の流れ

在留資格変更の申請から許可が下りるまでの流れを見ていきます。こちらも、あくまでモデルケースです。申請内容によっては途中で照会や出頭要請があることもあります。申請後担当部署から連絡があった場合にはその指示に従ってください。

1. 必要書類の準備

申請に必要な書類を用意します。基本的には前項で紹介した書類がベースとなりますが、本人の在留資格や会社の規模などによって必要となる書類が異なることがあります。また、必要書類が変更となる可能性もあります。

申請前には必ず、個別のケースにおいてどのような書類が必要なのかを最新の公式情報で確認するようにしましょう。

必要書類の中には、卒業した大学や専門学校へ発行を依頼する必要があるものもあります。発行までにかかる時間は各機関で異なります。申請までに余裕を持って書類の準備を始めるようにしましょう。

2. 申請

必要書類をすべて集めたら、申請を行います。申請先は申請人本人の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署です。管轄の署についてはこちらをご参照ください。(受付時間は平日午前9時〜12時、午後1時〜4時とされています。)

3. 結果受け取り・手数料納付

審査が終了したら、葉書によってその旨が通知されます。ただし、その葉書には許可・不許可といった結果については記載されていません。葉書を持って再度窓口を訪れ、結果を聞くことになります。葉書には当日の持ち物も記載されています。基本的には次のものを持参します。

  • パスポート
  • 現在所有している在留カード
  • 申請受付票
  • 送られてきた葉書
  • 収入印紙

窓口では手数料納付書に必要事項を記入し、手数料分の収入印紙を貼付して提出します。納付書と引き換えに新しい在留カードを受け取り、手続きは終了です。

万一不許可となった場合、新たな在留資格での就業を行うことはできません。必要時には再度書類を用意し、再申請することになります。

再申請には手間がかかるだけでなく、一度不許可となるとその後の申請も不許可が続く可能性があると言われています。次に紹介する許可のポイントをよく読み、最初の申請で許可を得られるよう、しっかりと準備しておきましょう。

在留資格変更許可のポイント

法務省は在留資格変更の審査基準として、次のように公表しています。

  • 日本国内で行う活動を虚偽なく正しく申告していること
  • 活動内容は申請内容と一致していること
  • 資格変更が必要な相当の理由があること

在留資格変更の許可を受けるためには、上記のポイントを意識して申請書類を用意するとよいでしょう。

在留資格と活動内容が合致していること

当然のことですが大前提として、変更後の在留資格において、想定している業務への従事が認められていることが必要です。万一必要な在留資格と異なる資格への変更希望を申請してしまうと不許可となるでしょう。もしも許可が出て資格を変更できたとしても、結局就業することはできなくなってしまいます。実際の業務内容と在留資格が合致しているかについては間違いがないよう丁寧にチェックする必要があります。

これまでの在留中、素行良好であること

在留資格変更の申請を行うということは、申請人はこれまでにすでに日本国内での滞在実績があるということです。その滞在中の素行が不良であったと判断されると、在留資格変更の許可が下りる可能性は低くなります。

素行不良と判断される要因としては、例えば次のようなケースが考えられます。

  • 税金の大幅な滞納・未納がある
  • 犯罪歴がある、交通違反などを繰り返している
  • 在留資格で認められていない活動を行なっていた(認められている範囲を超えて長時間就労していたケースなど)

理由書をしっかりと記載すること

理由書の作成は任意ですが、特に理由がない限りは作成して提出することをおすすめします。

本人が作成する理由書には、自分の専門性やこれまでの学習歴・就業実績など、また、日本での滞在・就業を希望する理由などを記載します。企業が作成する理由書には、申請人の専門性やスキル、申請人を雇用する理由や自社における必要性などを記載します。また、申請人の人間性やこれまでの素行についてなど、プラスとなる要素についてはどんどん盛り込むとよいでしょう。

申請後、審査担当官は提出された書類だけをもとに審査を行います。審査にプラスとなるよう、ポジティブな情報については理由書にしっかりと記載し、審査担当官に伝えることが大切です。

在留資格変更申請に関する注意点

在留資格変更申請は、しっかりと理解して準備をすれば決して難しい手続きではありません。とはいえ実際の申請にあたって、注意しておきたい点があります。特に、次の2点は意識しておきたいところです。

余裕を持ったスケジュールで進める

前述している通り、在留資格変更の審査には申請後時間がかかります。また、必要書類の中にも発行に時間がかかるものがあります。これらの時間を逆算して、就業開始に間に合うよう余裕をもって準備を始めることが大変重要です。

新たな在留資格を得るまでは、申請中であってもその資格に基づく活動を行うことはできません。万一許可が出る前に新しい業務に従事してしまうと、不法就労として申請人・雇用企業ともに罰を受ける可能性があります。

必要書類を正しく理解し、不備なく用意する

審査担当官は提出された書類を見て許可・不許可の審査を行います。そのため、必要な情報はすべて書類に記載されている必要があります。

当然ですが、必要書類が揃っていなかったり、不備があったりすると審査に余計な時間がかかる、あるいは不許可となる可能性があります。書類の準備は何度もチェックを繰り返し、丁寧に行いましょう。

申請に関わる必要書類や記載事項は膨大であり、ややこしいと感じるかもしれません。そのような際には、サポートサービスやシステムを利用するという方法もあります。

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まとめ

在留資格変更の申請は、才能ある外国人人材が日本国内において活躍を続けるため、大変重要な手続きです。許可を受けるためには、申請人本人と企業がしっかりと息を合わせ、二人三脚で進めていく必要があります。

働く人と企業が良い関係を継続し、良好なビジネスを続けていくことができるよう、丁寧な事前準備と余裕を持ったスケジュールで進めていきたいところです。

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