人材管理をテクノロジーで支援するBEENOS HR Link株式会社は、特定技能特化型の支援業務管理システム［Linkus］を運営。自社支援を行う企業や登録支援機関向けにソリューションを提供しています。この記事では、［Linkus］の概要や新機能について解説します。
2号の拡大や分野・区分の追加など、活発化している特定技能制度。外国人材の採用・雇用を検討する企業も少なくないでしょう。なお、特定技能制度の運用や対応方針についての不安やご不明点は、支援業務管理システム［Linkus］や、自社支援体制の構築をサポートする［特定技能アドバイザー］にご相談ください。
特定技能管理システム［Linkus］とは
特定技能管理システム［Linkus］は特定技能の採用から支援業務の全てを一元管理できる支援業務・外国人材管理ツール。申請書類や各種届出の作成、プロフィール管理から業務の進行管理、帳簿・管理簿の自動生成、期限のアラーム管理など、面倒だった作業をデジタル化して、業務の効率化を図ります。
特定技能外国人材（求職者）、送り出し機関、特定技能所属機関（受け入れ企業）、登録支援機関がそれぞれアカウントを作成し、SNSの友人申請のように連携させることで関係者同士で情報のやり取りが可能。登録支援機関はもちろん、自社支援をする所属機関（受け入れ企業）向けにもご提供しています。
カンタン導入！初期設備導入費用やダウンロードは不要
面倒な作業は不要です。作業の重複や行き違いを防いで業務を効率化。もちろん専門のエンジニア等も要しません。特定技能管理費をグッと抑えたい企業からも多く支持されています。
◆初期設備導入費用が不要：
特別なソフトや設備は不要。インターネット環境があればすぐにサービスの利用が可能。
◆ダウンロードなどの面倒な作業は不要：
ダウンロードアプリやソフトではなく、サービスはすべてWEBブラウザで完結。イメージはfacebookやinstagram等のSNS。
◆候補者のステータス管理：
外国人材メンバーが面接中なのか、在留資格申請中なのかなど、ステータスの管理や共有が可能。
◆各種在留資格申請書の作成：
煩雑な書類作成だけでなく、必要書類のデータの受け渡し（保管）も全て可能。
◆定期・随時の届出書類作成：
定期面談時にスマホで必要項目をチェックすれば、定期届出への反映が完了。
※状況によって届出ではなく、帳簿としての保管に切り替えも可能
◆ BtoBのアカウント連携が無料：
海外の送り出し機関、登録支援機関、特定技能所属機関との連携が無料。外部も含めた支援業務の効率化でスピードUP。
◆帳簿・管理簿を自動生成：
支援業務として義務付けられている各種帳簿・管理簿について、Linkusに登録している情報で毎月最新の帳簿が自動生成。（帳簿・管理簿は支援委託をしている受け入れ企業にも作成＆保管の義務があるため、日頃からの管理がおすすめ）
プラットフォームとしての展開
単なる情報管理ツールではなく、プラットフォームであることにこだわっています。［Linkus］は日本で働く外国籍の方が「日本で働いて生活していくうえで必要となるもの」をどんどんと追加しているのです。その理由は、外国籍の方が「日本に来てよかった」と思える環境作りをするためです。
［特定技能］以外の外国人材管理も可能
［技術・人文知識・国際業務］や［留学］（アルバイトとして就労）、［永住者］や［日本人の配偶者等］といった身分系在留資格など、［特定技能］以外の在留資格で就労する外国人材の管理も可能です。人材情報や状況管理など、［Linkus］にご相談ください。
［Linkus］のご利用画面
こちらは実際の［Linkus］の画面（例）を用いて解説します。。
［Linkus］に登録すると、申請書類の作成、添付書類のデータの受け渡しができます。
- 支援業務のToDoチェック項目がひと目でわかる
- 定期報告書の作成は現場で面談しながらスマホやタブレットでチェックしただけで完了
- チャット機能の活用で求職者を探してマッチング
- 在留資格の期限をお知らせするアラート
その他、新しい機能も続々と追加中です。
NEW【01】 在留資格申請書類生成
［Linkus］上で関係者の情報を入力すると自動で生成・出力される書類が増えました。
認定申請書類生成
変更申請書類生成
更新申請書類生成
各種参考様式生成
定期届出書作成
随時届出書作成
帳簿・管理簿作成
出力前プレビュー
まとめて出力
多言語書類切り替え
特定活動申請書類生成
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margin: 4px; /* ← 余白を少なく調整 */
}
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line-height: 1; /* 行間詰める */
display: flex;
flex-wrap: wrap; /* 折り返し有効 */
gap: 4px 8px; /* ← 行間・列間を細かく調整 */
}
NEW【02】 情報管理
面接から就業準備、就業中まで進捗が可視化されるステータス管理だけでなく、以下の情報がすべて一元管理できるようになりました。
求職者・候補者管理
ニックネーム登録・検索
支援業務関係者管理
在留資格期限管理
社内申し送りメモ
監督者面談記録
特定技能外国人面談記録
相談対応記録
事業所管理
企業情報管理
通算在留期間自動計算
退職済みメンバー情報管理
翻訳文章管理
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line-height: 1; /* 行間詰める */
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flex-wrap: wrap; /* 折り返し有効 */
gap: 4px 8px; /* ← 行間・列間を細かく調整 */
}
NEW【03】アカウント連携
アカウント同士の連携でクラウドの情報交換・共有が可能。具体的には下記の機能をご利用いただけます。
求職者検索
求人票検索
所属機関との連携管理
登録支援機関との連携管理
送り出し機関との連携管理
DX SIMカード申し込み
DX 海外送金申し込み
DX 光回線申込み
チャット
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flex-wrap: wrap; /* 折り返し有効 */
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NEW【04】 添付書類をデータで受け渡し
アップロードされた必要書類データは［Linkus］に保管できるだけでなく、ダウンロードが可能。下記の書類の共有・保管がスムーズに。
企業の必要書類チェックリスト
メンバーの必要書類データ
メンバーの必要書類チェックリスト
帳簿・管理簿
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flex-wrap: wrap; /* 折り返し有効 */
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NEW【05】支援業務のTODOチェック
ガイダンスやオリエンテーションの進捗状況が連携相手とリアルタイム共有できるTODO管理に加えて、下記の業務管理・通知が可能となりました。
「やること」機能
在留資格更新アラート
定期面談アラート
健康診断アラート
勤務実績管理
給与実績管理
36協定更新アラート
協議会加盟証明書更新アラート
複数案件担当者設定
関連帳簿書類への自動反映
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NEW【その他】業務を効率化する各種機能
業務効率化のための、新機能をご利用いただけます。
求人票複製
雇用条件複製
定期面談結果コピー
支援計画テンプレート
案件情報ｃｓｖ出力
自動翻訳
多言語文章登録
初期CSVインポート
案件絞り込み機能
在留資格更新メール送信
定期面談メール送信
健康診断メール送信
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海外人材を雇用している企業様の声
実際に［Linkus］を利用していただいている、企業様のインタビュー記事はこちらです。ぜひ参考にしてみてください。
◆特定技能所属機関［株式会社ツクイ］様
「親身に相談に乗ってくださるので助かっています」
言語等が不安だった取引先も「海外人材はなくてはならない存在」と思うほどに。介護事業35年以上の株式会社ツクイ
日本国内において少子高齢化の流れは止まることを知りません。その影響で国内の介護人材需要は伸び続け、人手不足がますます深刻化していくことが予想されています。こういった状況を踏まえ、日本国内だけでなく海外の人材に注目していらっしゃる企業や施設の…
◆特定技能所属機関［株式会社一の湯］様
「Linkusを利用することで大幅な工数削減になっています」
自社支援によって優秀な人材獲得と質の高い人材育成につなげる 老舗旅館グループ「株式会社一の湯」
宿泊業界では日本の労働人口の減少に加え、インバウンドの復活によってますます海外人材の需要が高まっています。株式会社一の湯様は、外国人材の受け入れに積極的に取り組み、彼らが長く安心して働ける環境づくりに力を入れています。「BEENOS HR …
◆特定技能所属機関［株式会社エムピーキッチンホールディングス］様
「『特定技能アドバイザー by Linkus』の利用で完全な自社支援に移行できそうです」
支援の内製化によってコストを削減し教育やサポートの充実へ生かす「株式会社エムピーキッチンホールディングス」の取り組み
日本の人口減少に伴う人手不足に加え、近年のインバウンドの増加に伴ってより一層、需要が高まっている飲食業界においては特定技能雇用による外国人材の活躍が注目されています。今回は外国人雇用を推進し、積極的な支援と適切な評価によって外国人材が活躍し…
◆特定技能所属機関［株式会社フロンティア］様
「一人一人のデータをまとめて確認することができるようになりました」
外国人社員も日本人社員と同じ会社の一員として平等にサポートを
～支援を内製化して外国人材に向き合う株式会社フロンティアの人材マネジメント〜介護分野において人材不足の解消の手段として外国人材に注目が集まっており、特定技能雇用の数は毎年拡大しています。特定技能制度の導入によって、初めて外国籍人材と共に働く…
◆特定技能所属機関［株式会社オーイズミフーズ］様
「作業スピードは体感で二分の一程度に削減できていると感じます」
インタビュー：オーイズミフーズが実施する外国人材の支援体制と取り組み「働く仲間として一緒に未来を築いていける支援を実施」
少子高齢化による人材不足から【特定技能外国人】の受け入れが各分野で推進されていますが、特定技能２号の対象分野が追加されたことで特定技能1号から在留期間や家族帯同の条件が有利な特定技能2号へ移行できる可能性が高まり、より特定技能での就職や採用…
まとめ
「外国人材の受け入れを考えているものの、何から始めていいかわからない」「特定技能外国人の雇用は大変そう」「特定技能管理は具体的には何をする？」「デジタルって難しいのでは？」といったご質問・ご相談はぜひ［Linkus］へ。これから特定技能の採用・雇用を開始される企業様、すでに特定技能制度を活用して外国人材を受け入れている企業様も、ぜひ導入をご検討ください。
